Содержание статьи

1 Как предпринимателю оплачивать свои расходы?

2 Бизнес-карта – такая же карта2.1 Как выпустить2.2 Платёжная система2.3 Виды бизнес-карт

2.1 Как выпустить

2.2 Платёжная система

2.3 Виды бизнес-карт

3 Фильтр расходов: что можно и что нельзя оплачивать бизнес-картой

4 Что, если случайно прошла личная покупка с бизнес-карты?

Если предпринимателю нужно оплатить товары или услуги, то у него есть несколько опций:

Платёжные поручения. Это распоряжение банку перевести деньги со счёта плательщика получателю. Срок предъявления такого получения — не больше 10 дней. Количество платёжных поручений не ограничено, плюс банки обычно не берут комиссию.

Чековые книжки. Это брошюра платёжного поручения, в рамках которой плательщик устанавливает, кому и какую сумму выдать. Чеки могут быть ограниченными и безлимитными: в первом случае сумму определяет плательщик, а во втором — возможности банковского счёта. Деньги можно получить либо наличными, либо на счёт. Однако такой способ расчёта может быть сопряжён с мошенничеством, поэтому данные нужно проверять тщательно.

Бизнес-карта или корпоративная карта – разновидность банковской карты, которая привязана к расчётному счёту ИП, ООО, АО или ПАО. С её помощью можно оплачивать покупки онлайн или в обычных магазинах, снимать или вносить наличные в банкомате, а также совершать переводы на карты физлиц.

Последние появились относительно недавно, и их цель – экономия времени предпринимателя. В отличие от операций по платёжным поручениям и чековым книжкам, корпоративные карты позволяют быстро оплачивать ежедневные расходы, переводить деньги или снимать их в банкомате – как по обычной банковской карте для физлиц. К тому же, можно легко контролировать свои расходы, смотреть статистику и вести учёт.

Чековые книжки уходят в прошлое / Источник: auction.ru

Обычно ИП и юрлица пользуются бизнес-картами, чтобы оплачивать:

командировочные;

представительские расходы (например, на ужин с клиентом);

счета за аренду офиса, ЖКХ и т.д.;

закупку товаров;

заправки;

налоги;

и даже личные нужды – для ИП на УСН 6%, 15% и ОСН.

И, несмотря на устоявшийся стереотип, больших отличий между картами для физлиц и ИП и юрлиц нет: обеими во многих случаях можно пользоваться в том числе и для бытовых нужд. Просто важно знать нюансы своего налогообложения.

Бизнес-карта очень похожа на привычную кредитную или дебетовую карту для физических лиц: её можно выпустить, у неё есть своя платёжная система, тарифы, бонусы и остальные знакомые «плюшки».

Так же, как и обычные карты для физлиц, – нужно обратиться в банк и обговорить условия с менеджером. Однако помните, что даже бизнес-карты могут быть нескольких видов:

Дебетовые или кредитные. С дебетовой картой в вашем распоряжении все собственные средства компании на корпоративном счёте, а с кредитной – лишь заёмные на определённую сумму банковские деньги.

Универсальные или ограниченные. Ограниченные позволяют совершать покупки только в определённых местах, например, только топливные карты для водителей. С универсальной же картой можно купить что угодно – даже конструктор ребёнку, однако для сотрудников всё равно стоит выставить лимит.

Бизнес-карту можно оформить на базе платёжной системы Мир. Например, мы у себя выдаём дебетовую рублёвую карту Мир Привилегия бизнес, по которой можно снимать до 500 тыс. рублей в месяц без комиссии и нет платы за ведение счета. Но у каждого банка могут быть свои условия.

Карта может быть привилегированного класса — например, Мир Суприм.

Условия пользования корпоративными картами зависят от системы налогообложения, на которой состоит предприниматель. В таблице собрали ключевые условия использования таких карт для разных систем:

Стоит учесть, что на УСН «Доходы за вычетом расходов» личные траты нужно исключить из расходов – то есть не указывать их в налоговом учёте, чтобы они не уменьшали налог.

Налоговая может запросить «первичку», чтобы проверить, соответствуют ли расходы перечню, который нужно учесть в книге учёта доходов и расходов (КУДиР), например, оплату командировок, различных услуг, пошлин и т. д. в соответствии со статьей 346.16 НК РФ.

Мы разобрались с правилами, а дальше рассмотрим примеры наиболее распространённых трат предпринимателей, которые могут вызывать у них вопросы.

Важно: представительские расходы – это расходы компании, которые связаны с официальным приёмом представителей других организаций или совета директоров. При этом встреча должна быть подтверждена документами: накладными, актами и отчётом о проведённом мероприятии. К представительским расходам не относятся расходы на развлечения, отдых и лечение заболеваний.

Если вдруг с карты ООО, ПАО или АО случайно была проведена личная покупка, не стоит паниковать и ждать штрафов или проблем с бухгалтерией и налогами. Предприниматель может:

оформить как возмещение расходов и вернуть деньги – платёж через кассу по расходному кассовому ордеру или банковским переводом на счёт организации;

подтвердить все операции документами в рамках представительских расходов предприятия.

Бизнес-карты сейчас — отличный инструмент для расчёта с контрагентами, который гораздо удобнее других способов оплаты. Они позволяют упростить расходы, следить за статистикой и получать бонусы, предусмотренные банками, например, кешбэк.

При этом корпоративные карты можно использовать как обычные карты для физлиц, однако, чтобы всё было законно и прозрачно, важно учитывать вашу систему налогообложения и не забывать про лимиты.